Gizlilik Politikası ve KVKK Aydınlatma Metni

UniMatch TR, www.unimatch.tr adresinde sunulan; Türkiye'deki lise öğrencilerini ve mezunlarını Almanya'daki üniversite programlarıyla eşleştiren dijital bir rehberlik platformudur. Bu metinde 'UniMatch TR', 'biz' ve 'platform' ifadeleri, bu hizmeti işleten ve kişisel verileriniz bakımından veri sorumlusu sıfatını taşıyan işletmeyi ifade eder.

Gizlilikle ilgili her soru, veri talebi ve şikâyet için tek iletişim adresimiz: destek@unimatch.tr

Verileri doğrudan sizden alırız: kayıt formu, profil sayfası, eşleştirme sihirbazı, belge yükleme ekranı ve randevu adımları. Ödemenin sonucuna ilişkin bilgileri ödeme sağlayıcımızdan, teknik kayıtları ise altyapı sağlayıcılarımızın sistemlerinden otomatik yollarla ediniriz. Hesap açmadan eşleştirme sihirbazını kullanırsanız verdiğiniz cevaplar ve seçtiğiniz dosyalar, giriş yapana kadar yalnızca kendi tarayıcınızda kalır.

Hizmeti kullanma biçiminize göre şu veriler işlenir:

• Hesap bilgileri: ad ve soyadınız, e-posta adresiniz, isteğe bağlı telefon numaranız, hesap türünüz (öğrenci, danışman, yönetici) ve hesabın oluşturulma/güncellenme tarihleri. Şifreniz yalnızca kimlik doğrulama altyapımıza iletilir ve orada geri döndürülemez biçimde (hash) saklanır; biz şifrenizi göremeyiz.
• Giriş ve güvenlik bilgileri: e-posta doğrulaması için gönderilen 6 haneli kod, şifre sıfırlama bağlantıları, açık oturum bilgileriniz ve yönetici hesapları için iki adımlı doğrulama kayıtları.
• İsteğe bağlı profil bilgileri: profil fotoğrafı, doğum tarihi, şehir, ülke, adres, kısa tanıtım yazısı, lise ve mezuniyet yılı. Bunları doldurmak zorunda değilsiniz.
• Eğitim ve eşleştirme bilgileri: diploma notunuz ve bundan hesaplanan tahmini Alman notu (NC), YKS puan türünüz, yerleştiğiniz bölüm, Almanca ve İngilizce seviyeniz, hedeflediğiniz başlangıç dönemi, kaydettiğiniz programlar ve eşleşme puanları.
• Yüklediğiniz belgeler: YKS sonuç belgesi, lise diploması, transkript ve isteğe bağlı dil sertifikası; ayrıca dosya adı, boyutu, türü, yüklenme zamanı, inceleme durumu ve danışman notu.
• Başvuru bilgileri: seçtiğiniz üniversite ve program, başlangıç dönemi, başvuru durumu, dosyanızla ilgilenen danışman, karar notları, başvurunuzun zaman çizelgesi ve uygunluk raporu numarası.
• Ödeme bilgileri: ödemenin konusu, tutarı, para birimi, durumu ve tarihi; ödeme sağlayıcısındaki işlem kimliği; dahili ödeme referans numaramız ve ödeme sağlayıcısı iletirse kartınızın yalnızca son dört hanesi. Kart numaranız, son kullanma tarihi ve güvenlik kodu bize hiç ulaşmaz.
• Randevu bilgileri: danışman, tarih, saat, süre, durum, ücret, görüşme odası kodu ve randevu notu (örneğin ilgilendiğiniz üniversite ve program).
• Görüntülü görüşme verileri: siz açtığınızda kameranız, mikrofonunuz ve ekran paylaşımınız; görüşmede görünen adınız; görüşme sırasında yazdığınız mesajlar. Görüşmeler kaydedilmez, yazılı mesajlar veritabanına yazılmaz.
• Teknik kayıtlar: IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgisi, istek yapılan adresler ve hata kayıtları. Bu kayıtlar barındırma ve altyapı sağlayıcılarımızın sistemlerinde oluşur.
• Danışman ve yöneticiler için: unvan, tanıtım yazısı, uzmanlık alanları, konuşulan diller, seans ücreti, müsaitlik takvimi ve kapatılan saatler; ayrıca yöneticilerin yaptığı değişikliklere ilişkin işlem kayıtları.

Sağlık, inanç, biyometri gibi özel nitelikli kişisel verileri talep etmiyoruz. Lütfen belgelerinizde ve serbest metin alanlarında bu tür bilgilere yer vermeyin.

Her işleme faaliyetinin bir amacı ve KVKK'nın 5. maddesinde (GDPR bakımından 6. maddesinde) sayılan bir hukuki sebebi vardır:

• Hesabınızı oluşturmak, girişinizi ve e-posta adresinizi doğrulamak, şifrenizi sıfırlamak — sözleşmenin kurulması ve ifası için gerekli olması.
• Notunuza, alanınıza ve dil seviyenize göre program önerileri üretmek, tahmini Alman notunuzu (NC) hesaplamak — sözleşmenin ifası.
• Başvurunuzu ve belgelerinizi danışmanlarımızın incelemesi, size not ve geri bildirim yazması, uygunluk raporunuzu hazırlaması — sözleşmenin ifası.
• Rapor ve görüşme ücretini tahsil etmek, ödemeyi doğrulamak, ödeme kayıtlarını tutmak — sözleşmenin ifası ve mali mevzuattan doğan hukuki yükümlülüklerimiz.
• Randevunuzu oluşturmak, davet e-postasını göndermek ve görüntülü görüşmeyi yürütmek — sözleşmenin ifası.
• Hizmetin çalışmasını sağlamak, hataları gidermek, kötüye kullanımı ve yetkisiz erişimi önlemek, yönetici işlemlerini kayıt altına almak — meşru menfaatimiz.
• Bir uyuşmazlık hâlinde hakların tesisi, kullanılması veya korunması — meşru menfaatimiz ve ilgili kanun hükümleri.

Size pazarlama veya bülten e-postası göndermiyoruz; verilerinizi satmıyor, reklam amacıyla üçüncü taraflarla paylaşmıyoruz. Gönderdiğimiz e-postalar hizmetin zorunlu parçalarıdır: doğrulama kodu, şifre sıfırlama bağlantısı ve randevu daveti.

İleride açık rızaya dayanması gereken bir işleme eklersek (örneğin analitik çerezler), bunu ayrıca ve önceden sorarız. Bu metni okumanız tek başına açık rıza anlamına gelmez.

Eşleşme puanı ve tahmini NC bir formülle otomatik hesaplanır; bunlar yalnızca öneridir. Hakkınızda hukuki sonuç doğuran otomatik bir karar verilmez: başvurunuzu bir danışman inceler, kabul kararını ise yalnızca üniversite verir.

UniMatch TR içinde: başvuruların incelenmesi, belgelerin kontrolü ve görüşmelerin yürütülmesi için profil bilgilerinizi, başvurunuzu, belgelerinizi ve randevularınızı UniMatch danışmanları ve yöneticileri görebilir. Diğer öğrenciler bu bilgileri göremez.

Danışman olarak görev yapıyorsanız adınız, fotoğrafınız, unvanınız, tanıtım yazınız, uzmanlık alanlarınız, konuştuğunuz diller ve seans ücretiniz platformda öğrencilere gösterilir.

Hizmeti sunabilmek için aşağıdaki hizmet sağlayıcılarını kullanırız. Bu sağlayıcılar verileri bizim adımıza ve hizmetin gerektirdiği ölçüde işler:

• Supabase — veritabanı, kimlik doğrulama (hesaplar, doğrulama ve şifre sıfırlama e-postaları), dosya depolama ve gerçek zamanlı mesajlaşma altyapısı. Hesap, profil, eğitim, başvuru, randevu ve ödeme kayıtlarınız ile yüklediğiniz belgeler burada tutulur.
• Vercel — web sitesinin barındırılması ve sunucu tarafındaki işlemler (ödeme doğrulama, görüşme erişimi, randevu e-postası). Tüm istekler bu altyapıdan geçer, teknik kayıtlar burada oluşur.
• Stripe — ödeme altyapısı. Stripe'a e-posta adresiniz, kullanıcı kimliğiniz, ödeme tutarı ve ödemenin konusu (örneğin danışman adı, randevu tarihi ve saati, ilgili üniversite/program notu) iletilir. Kart bilgilerinizi doğrudan Stripe'ın sayfasına girersiniz.
• LiveKit — görüntülü görüşmelerde ses, görüntü ve ekran paylaşımının aktarımı. Kullanıcı kimliğiniz, görüşmede görünen adınız, rolünüz ve bağlantı bilgileriniz (IP dâhil) bu hizmet üzerinden geçer.
• E-posta gönderim hizmeti — doğrulama, şifre sıfırlama ve randevu davet e-postalarının iletilmesi. Bu e-postalarda adınız, e-posta adresiniz, randevu bilgileri ve görüşme bağlantısı bulunur.

Bunların dışında yalnızca hukuken zorunlu olduğumuz hâllerde ve usulüne uygun bir talep üzerine yetkili kamu kurum ve kuruluşlarıyla paylaşım yapabiliriz. Verilerinizi hiçbir koşulda satmayız.

Profil fotoğrafınız, bağlantısını bilen herkesin açabileceği herkese açık bir depolama alanında tutulur. Herkese açık olmasını istemediğiniz bir görseli profil fotoğrafı olarak yüklemeyin.

Kullandığımız hizmet sağlayıcıların tamamı yurt dışında yerleşiktir; bu nedenle kişisel verileriniz Türkiye dışına aktarılır ve yurt dışındaki sunucularda işlenir.

• Veritabanı, kimlik doğrulama ve dosya depolama: Japonya (Tokyo) bölgesindeki sunucular.
• Web sitesi ve sunucu tarafı işlemler: Amerika Birleşik Devletleri'ndeki sunucular. Sayfalar size en yakın uç sunuculardan iletilebilir.
• Ödeme, görüntülü görüşme ve e-posta gönderimi: ilgili sağlayıcının kendi altyapısının bulunduğu ülkeler.

Bu aktarımlar hizmetin sunulabilmesi için zorunludur; bu sağlayıcılar olmadan hesabınızı, başvurunuzu, ödemenizi veya görüşmenizi yürütemeyiz. Yurt dışına aktarım KVKK'nın 9. maddesinde düzenlenmiştir. Hangi sağlayıcıya hangi verilerin aktarıldığını öğrenmek isterseniz destek@unimatch.tr adresine yazabilirsiniz.

Hesabınız açık kaldığı sürece hesabınızla ilgili verileri saklarız; çünkü başvurunuz, belgeleriniz ve raporunuz panelinizde erişilebilir olmalıdır. Otomatik bir silme takvimi uygulamıyoruz. Silme ve saklama ölçütlerimiz şunlardır:

• Hesabınızın kapatılmasını isterseniz, saklamakla yükümlü olduğumuz kayıtlar dışındaki verilerinizi sileriz.
• Ödeme kayıtlarını mali mevzuatın öngördüğü süre boyunca saklamamız gerekir; hesabınız kapatılsa da bu kayıtlar bu süre boyunca tutulabilir.
• Bir uyuşmazlık veya yasal talep varsa, ilgili veriler zamanaşımı süreleri boyunca saklanabilir.
• Başvurunuzu geri çekerseniz başvuru kaydı ve zaman çizelgesi silinir; yüklediğiniz belgeler hesabınızda kalır.
• Bir belgeyi kaldırdığınızda veya yerine yenisini yüklediğinizde dosyanın eski sürümü depolama alanında kalabilir. Tamamen silinmesini isterseniz bize yazın, sileriz.
• Görüşme içi yazılı mesajlar hiçbir zaman saklanmaz. Görüşmeye giriş anahtarları 2 saat, danışmanların belgelerinizi açmak için kullandığı bağlantılar 15 dakika sonra geçersiz olur.
• Hizmet sağlayıcılarımızın tuttuğu teknik kayıtlar (sunucu ve erişim kayıtları gibi) kendi saklama sürelerine tabidir.

Sitede analitik, reklam veya takip aracı kullanmıyoruz. Yazı tipleri de dâhil olmak üzere sayfalarımız üçüncü taraf takip betiği yüklemez. Yalnızca hizmetin çalışması için gereken şu kayıtları kullanırız:

• Dil çerezi (NEXT_LOCALE): seçtiğiniz dili (Türkçe, İngilizce, Almanca) hatırlar; tarayıcı oturumu kapandığında silinir.
• Oturum anahtarı (localStorage): giriş yaptığınızda oluşturulur ve oturumunuzun açık kalmasını sağlar; çıkış yaptığınızda silinir.
• Tercih kaydı (localStorage): açık/koyu tema seçiminiz ve eşleştirme sihirbazında kaldığınız adım. Kişisel veri içermez.
• Çerez tercihi kaydı (localStorage): çerez bildirimine verdiğiniz yanıtı saklar, böylece bildirim her ziyarette yeniden çıkmaz.
• Doğrulama bekleyen e-posta (sessionStorage): kayıt sırasında sayfayı yenileseniz de doğrulama adımında kalmanızı sağlar; doğrulama tamamlanınca silinir.
• Ödeme sırasında Stripe'ın kendi sayfasında Stripe'ın çerezleri kullanılır; bunlar Stripe'ın gizlilik politikasına tabidir.

Bu kayıtlar hizmetin sunulması için zorunlu olduğundan ayrıca rıza gerektirmez. Tercihlerinizi sayfanın altındaki 'Çerez tercihleri' bağlantısından yeniden açabilirsiniz. İleride analitik veya benzeri bir araç eklersek, bunu yalnızca izninizle çalıştırır ve bu metni güncelleriz.

Ücretli birebir danışmanlık görüşmeleri, canlı ses ve görüntü aktarımı sağlayan bir hizmet (LiveKit) üzerinden yapılır. Görüşme odasına yalnızca o randevunun öğrencisi, danışmanı ve yöneticilerimiz katılabilir.

Kameranız ve mikrofonunuz görüşme başlarken kapalıdır; açıp kapatmaya siz karar verirsiniz. Ses ve görüntü, iletim sırasında WebRTC'nin standart şifrelemesiyle korunur ve aktarım sağlayıcısının sunucuları üzerinden geçer. Uçtan uca şifreleme kullanmıyoruz; bu nedenle böyle bir iddiada da bulunmuyoruz.

UniMatch TR görüşmeleri kaydetmez; platformda kayıt özelliği yoktur. Görüşme sırasında yazdığınız mesajlar veritabanına yazılmaz, yalnızca görüşme süresince tarayıcınızda tutulur ve sayfayı yenilediğinizde kaybolur. Danışmanınız sizi aradığında çağrı bildirimi gerçek zamanlı mesajlaşma altyapımız üzerinden tarayıcınıza iletilir.

Karşı tarafın açık izni olmadan görüşmeyi kendi cihazınızla kaydetmeyin; bu, Kullanım Koşullarımıza aykırıdır.

Verilerinizi korumak için hâlihazırda uyguladığımız önlemler:

• Site ve tüm veri aktarımı HTTPS/TLS ile şifrelenir.
• Veritabanında satır düzeyinde erişim kuralları vardır: öğrenciler yalnızca kendi profillerini, başvurularını, belgelerini, randevularını ve ödemelerini görebilir.
• Belgeleriniz herkese kapalı bir depolama alanında tutulur; danışmanlar ve yöneticiler bunları yalnızca 15 dakika geçerli bağlantılarla açar.
• Şifreniz kimlik doğrulama altyapısında geri döndürülemez biçimde saklanır; e-posta adresiniz 6 haneli kodla doğrulanır.
• Yönetici hesapları için iki adımlı doğrulama (TOTP) kullanılabilir.
• Ödeme tutarları sunucuda hesaplanır, ödeme sunucu tarafında doğrulandıktan sonra geçerli sayılır. Kart bilgileri yalnızca Stripe'a girilir ve bizde saklanmaz.

Hiçbir sistem %100 güvenli değildir; 'en üst düzey güvenlik' gibi iddialarda bulunmuyoruz. Kişisel verilerinizin hukuka aykırı biçimde ele geçirildiğini öğrenirsek, mevzuatın öngördüğü şekilde sizi ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nu bilgilendiririz. Şifrenizi kimseyle paylaşmayın; şüpheli bir durumda bize yazın.

KVKK'nın 11. maddesi size şu hakları tanır: kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme; işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme; işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme; yurt içinde veya yurt dışında verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme; eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme; kanundaki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme; düzeltme ve silme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme; münhasıran otomatik sistemlerle yapılan analiz sonucunda aleyhinize bir sonuç doğmasına itiraz etme; hukuka aykırı işleme nedeniyle zarara uğrarsanız zararın giderilmesini talep etme.

Avrupa Birliği'nde bulunuyorsanız ve GDPR size uygulanıyorsa; verilerinize erişme, düzeltme, silme, işlemeyi kısıtlama, veri taşınabilirliği ve işlemeye itiraz etme haklarına, verdiğiniz bir rızayı geri alma ve bulunduğunuz ülkedeki denetim makamına şikâyette bulunma hakkına da sahipsiniz.

Bazı işlemleri hesabınızdan kendiniz yapabilirsiniz: profil bilgilerinizi güncelleyebilir, profil fotoğrafınızı kaldırabilir, belgelerinizi yenisiyle değiştirebilir, kaydettiğiniz programları silebilir, henüz onaylanmamış bir başvuruyu geri çekebilir ve şifrenizi sıfırlayabilirsiniz.

Hesabın tamamen silinmesi, e-posta adresinin değiştirilmesi ve verilerinizin bir kopyasının talep edilmesi şu anda panelden yapılamıyor; bu talepleri destek@unimatch.tr adresine yazarak iletebilirsiniz.

Başvurunuzu, sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden destek@unimatch.tr adresine gönderin; kimliğinizi doğrulayabilmek için ek bilgi isteyebiliriz. Talebinizi en geç 30 gün içinde ve kural olarak ücretsiz sonuçlandırırız. Başvurunuz reddedilir, verdiğimiz yanıtı yetersiz bulur veya süresinde yanıt alamazsanız Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.

UniMatch TR lise öğrencileri ve yeni mezunlar için tasarlandı; bu nedenle kullanıcılarımızın bir kısmı 18 yaşından küçük olabilir. Platformda yaş doğrulaması yapılmaz.

18 yaşından küçükseniz bu metni veliniz veya yasal temsilcinizle birlikte okumanızı; belge yüklemek, randevu almak ve ödeme yapmak gibi adımları onların bilgisi ve onayıyla atmanızı öneririz. Veliniz veya yasal temsilciniz, sizin adınıza haklarınızı kullanmak için destek@unimatch.tr adresine yazabilir.

Hizmet, kullandığımız sağlayıcılar veya mevzuat değiştiğinde bu metni güncelleriz. Güncel sürüm her zaman bu sayfada yayımlanır; en üstteki tarih son değişikliği gösterir. Önemli bir değişiklik olduğunda bunu site üzerinden duyururuz.

Sorularınız, talepleriniz ve şikâyetleriniz için: destek@unimatch.tr